Archivo Externo de Documentación
Una solución a medida para tus documentos.
Tu archivo documental en buenas manos
Gedsa proporciona soluciones de almacenamiento y gestión de documentos, tanto al Sector Público como Empresa Privada. Somos una de las empresas pioneras del sector y nuestro bagaje y trayectoria profesional en Comunidad Valenciana, Región de Murcia y Andalucía.
Externalizamos tu archivo resolviendo tus problemas de espacio, la falta de medidas de seguridad adecuadas para asegurar la preservación de los documentos de tu empresa o la carencia de personal específico para su gestión.
Almacén y custodia de documentos externos
Gedsa ofrece a sus clientes una solución integral de almacenamiento externo para su documentación. Este servicio incluye soluciones de archivo que ahorran espacio y un software de gestión, necesarios para realizar un seguimiento eficaz de los archivos, ya sea en las propias instalaciones o en unas instalaciones de archivo externas como trasteros de alquiler.
Una solución a medida para todos tus documentos.
Somos expertos en el tratamiento, custodia y gestión de documentos. Ofrecemos todo lo que tu empresa necesita.
Detén la avalancha de papales en tu oficina y gestiona su conservación utilizando el Servicio de Gestion externo de documentos contratando tu espacio en nuestros Centros de Custodia seguros.
¿Cómo funciona la gestión de un archivo externo?
Contamos con una flota de vehículos y de personal capacitado para realizar recogidas de documentación en tu empresa. Tras realizar una solicitud de recogida de documentación nuestro personal se encarga de inventariarla y los documentos se graban en nuestro sistema interno de seguimiento de documentos y luego se archivan en contenedores de almacenamiento de documentos.
Garantiza la seguridad de los documentos y asegúrate de que no se produzcan violaciones de la protección de datos: nuestras instalaciones de almacenamiento de documentos son confiables y seguras.
Nuestras instalaciones cuentan con las mayores medidas de seguridad. Completamente seguras y protegidas contra accesos indebidos, pérdidas y daños, protegemos el acceso mediante sistemas avanzados de cámaras CCTV y también contamos con alarmas anti intrusión. Disponemos de un robusto sistemas de control y de equipos de extinción y seguridad contra incendios y contra inundaciones, y nuestras estructuras y estanterías de almacenamiento de documentación son de garantía y están específicamente diseñadas para la conservación de documentación, etc. Nuestro personal altamente capacitado y con experiencia en el sector documental puede ubicar, localizar y extraer documentos selectivamente o cajas completas para servirlos al cliente de forma segura.
Custodia de documentos, gestión y soluciones integradas
Aunque actualmente en muchas empresas ya se realizan gestiones electrónicas con la generación de su información, el uso del papel es y siempre será una característica común de nuestra actividad laboral diaria. Las facturas, los registros de ventas, los recibos, los archivos de notas, contratos y diversos expedientes legales se acumulan con el tiempo y pueden hacer que tu entorno de trabajo parezca desordenado o desorganizado.
La legislación vigente nos plantea toda una diversidad de plazos de conservación de documentos, por lo que es de suma importancia que esté familiarizado con ella y por tanto que la documentación sea conservada durante el tiempo necesario para cumplir aspectos legales, de tipo fiscal, o poder responder ante auditorías.
Sin embargo, es importante poder acceder a esos documentos en cualquier momento, por lo que la organización y el almacenamiento seguro son claves para mantener los documentos archivados de forma segura.
Beneficios de externalizar el archivo documental y el almacenamiento de documentos físicos
- Optimización del Espacio y Reducción de Costes
- Mejora en la Seguridad y Protección de la Información
- Acceso Ágil y Controlado a la Documentación
- Cumplimiento Normativo y Legal
- Enfoque en el Core Business
¿Dónde guardar documentos en la Comunidad Valenciana?
La mayor parte de tus archivos se pueden guardar de forma segura en cajas claramente identificadas y etiquetadas (quizás organizadas por año o por contenido, dependiendo de cómo esté organizada tu empresa). Si tus centros de trabajo carecen de espacio, puedes externalizar tu documentación en Gedsa en uno de nuestros Centros de Custodia. Tus documentos se mantendrán y disponibles en todo momento. Contamos con un robusto sistema de gestión de documentación con el que podemos localizar tus documentos y enviarlos de forma urgente en menos de dos horas, ya sea de manera digital o física.
Te recomendamos que, si tienes documentos confidenciales o documentos legales originales que no se pueden volver a generar, resulta conveniente protegerlos en un Archivo externo de documentación, que cuentan con salas especializadas para conservación de documentos, protegida ignífuga e hidrófugamente.
No contar con un correcto almacenamiento de expedientes puede provocar pérdidas financieras, pérdida de productividad y, en algunos casos, riesgos para la seguridad. Tanto las grandes empresas, como las PYMES pueden beneficiarse de reducir costes, aumentando su productividad y su espacio conservando sus documentos en un Archivo Externo Seguro con Gedsa.
Servicio de almacenamiento seguro de documentos
Gedsa lleva más de 30 años de servicio y cubre toda la zona del mediterráneo, contamos con 5 Centros de Custodia en localizaciones como Comunidad Valenciana como Region de Murcia.
Nuestra sede central está ubicada en Picassent, Valencia, por lo que logísticamente podemos cubrir un gran ámbito geográfico
Contamos con una triple Certificaciones ISO que demuestran nuestro compromiso con los estándares de calidad más altos.
Nuestra experiencia y bagaje en la gestión de documentos es nuestra seña de identidad.
Nuestras certificaciones
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