Organización de Documentos
¿Quieres organizar tus documentos de forma eficiente?
Cataloga y organiza tus documentos
En GEDSA transformamos el caos documental de tu empresa en un sistema organizado y eficiente. Nuestro equipo de archivistas se desplaza a tus instalaciones para realizar una auditoría completa de tu documentación actual, crear un inventario documental detallado, diseñar un procedimiento personalizado y ejecutar todo el proceso de organización sin interrumpir tu actividad.
Ofrecemos nuestros servicios a entidades con pequeños archivos corporativos hasta grandes fondos documentales, adaptamos nuestra metodología a las necesidades específicas de cada cliente. Nuestras soluciones incluyen tanto la organización física de documentos en papel como la digitalización y estructuración de archivos electrónicos. El servicio que ofrece GEDSA abarca desde la clasificación inicial hasta la implementación de sistemas de gestión documental avanzados, proporcionando formación a tu equipo y soporte técnico continuo. Con más de 30 años de experiencia y Certificaciones de Calidad ISO, garantizamos resultados profesionales que perduran en el tiempo y evolucionan con el crecimiento de tu organización.
Un archivo bien organizado es la clave para optimizar los procesos empresariales y preservar el patrimonio corporativo. Nuestros servicios de organización documental están diseñados para empresas que se plantean:
- Reducir el tiempo de búsqueda de documentos críticos
- Minimizar el riesgo de pérdidas de información importante
- Auditorías internas y externas
- Cumplir con normativas de conservación documental
¿Por qué es fundamental organizar tus documentos?
Cuando implementas un sistema coherente de organización, tu empresa experimenta beneficios inmediatos que transforman su operativa diaria. El ahorro de tiempo en la localización de documentos se convierte en una ventaja competitiva, permitiendo que los empleados dediquen sus esfuerzos a tareas de mayor valor añadido en lugar de perder horas buscando información crítica.
Simultáneamente, se genera una mayor seguridad jurídica en procesos legales, ya que la documentación estructurada facilita la presentación de evidencias y el cumplimiento de requisitos normativos. Esta organización sistemática también produce una notable mejora en la productividad del equipo, pues los procesos de toma de decisiones se agilizan al tener acceso inmediato a la información necesaria.
Finalmente, la optimización del espacio físico y digital reduce costes operativos y mejora la eficiencia del almacenamiento, creando un entorno de trabajo más funcional y económicamente sostenible.
¿Por qué elegir GEDSA para organizar tus documentos?
Con más de 30 años de experiencia y certificaciones ISO 9001, ISO 27001 y ISO 14001 GEDSA podemos convertirnos en tu proveedor para la transformación documental.
Trabajamos con Empresas Privadas de todos los sectores y con la Administracion Publica, diseñando soluciones flexibles que evolucionan con el crecimiento de tu archivo.
Aplicamos diferentes metodologías según las características de tu documentación:
250
Clientes del sector público y privado satisfechos
Captura Digital
Digitalización de alta resolución. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e Indexación de contenidos. Conversión a formatos estándar.
Catalogación con Metadatos
Aplicamos estándares internacionales para describir cada documento con información detallada: Titulo, Autor, Fechas, Formatos, Palabras claves, etc.
Búsquedas Inteligentes
Filtros por múltiples criterios. Búsqueda por contenido. Localización instantánea de documentos. Trazabilidad completa de movimientos.
Seguridad y Cumplimiento
Trazabilidad completa de documentos. Cumplimiento de normativas de conservación. Protección contra pérdidas.
Clasificación y archivo de documentos
La clasificación y archivado de documentos es el proceso que dota de estructura lógica a tu fondo documental.
Partiendo del análisis de la estructuras organizativas, creamos sistemas que se adaptan a las necesidades específicas de tu empresa.
Organizamos tu archivo en niveles jerárquicos concretos:
- Fondo Documental: El conjunto completo de documentos generados por tu organización o proyecto específico.
- Series Documentales: Agrupaciones de documentos homogéneos según su tipología y función empresarial repetitiva.
- Por Expedientes: Documentos vinculados a un mismo proceso, cliente o proyecto específico.
- Documentos Individuales: Piezas independientes que requieren tratamiento especializado.
Metodología Gedsa para un proceso integral de la gestión:
La implementación de nuestros sistemas de organización documental aporta ventajas tangibles, como la Eficiencia Operativa, la reducción de hasta un 70% en tiempo de búsqueda de documentos, la optimización de procesos administrativos y la mejora en la toma de decisiones. Nuestro enfoque profesional se desarrolla en cinco fases estructuradas:
- Auditoría Documental Inicial
Análisis de volúmenes y formatos existentes, Identificación de riesgos y oportunidades, Definición de objetivos específicos y Evaluación de recursos necesarios. - Taxonomía Personalizada
Creación de esquemas de clasificación adaptados, Cumplimiento de normativas sectoriales, Definición de criterios de organización y Establecimiento de flujos de trabajo.
- Implementación Tecnológica
Configuración de plataformas de gestión documental, Automatización de procesos de etiquetado, Preparación de infraestructura física y digital e Integración con sistemas existentes. - Ejecución del Proceso
Trabajo conjunto de archivistas especializados, Control de calidad en cada fase, Verificación de coherencia en registros y Documentación de los procedimientos.
Beneficios de los procesos
La implementación de nuestros sistemas de organización documental aporta ventajas tangibles:
Eficiencia
Optimización de procesos administrativos
Seguridad
Cumplimiento de normativas de conservación
Escalabilidad
Adaptación a nuevos formatos y tecnologías
Reducción de Costes
Optimización de espacios físicos
Nuestras certificaciones
